Dlaczego powinieneś zdecydować się na program online do fakturowania?
Wystawianie faktur online jest wygodne dla przedsiębiorców i umożliwi Ci zaoszczędzenie czasu. Programy do fakturowania pozwalają na wystawienie wielu dokumentów w tym: faktur VAT, faktur zaliczkowych, faktur ekspertowych oraz innych. Pozwalają na automatyzację najbardziej powtarzalnych czynności. Nowoczesne aplikacje mogą służyć jako archiwum online, czy baza kontrahentów.
Na co powinieneś zwrócić uwagę, wybierając program online do fakturowania?
Jeśli poszukujesz sprawnie działającego narzędzia, które ułatwi Ci zarządzania dokumentami oraz ułatwi codzienną pracę, musi posiadać szereg funkcji. W pierwszej kolejności powinieneś sprawdzić, czy aplikacja umożliwia wystawienie:
- Faktur VAT
- Faktur Cyklicznych
- Faktur zaliczkowych
- Faktur VAT marża
- Faktur z odroczonym terminem płatności
- Faktur dla nievatowców oraz faktur EURO
Przed przystąpieniem do wybierania oprogramowania, musisz zastanowić się nad tym, jakie masz potrzeby. Pamiętaj o tym, że inne narzędzia są przeznaczone dla małych przedsiębiorców, natomiast inne dla średnich firm. Jeśli zatrudniasz pracowników, może okazać się, że przyda Ci się program do fakturowania online z możliwością rozliczania płac i wystawiania dokumentów kadrowych. Jeżeli prowadzisz hurtownię lub magazyn to doskonałym rozwiązaniem, może być dla Ciebie rozbudowany system księgowo-kadrowy ERP. Z kolei jeśli prowadzisz e-sklep, potrzebny Ci będzie program kompatybilny z platformą do sprzedaży internetowej.
Jakie są niezbędne funkcje programu do fakturowania online?
Dobry program do fakturowania online powinien zawierać funkcje:
- Możliwość automatycznego wysyłania faktur;
- Wygodną wyszukiwarkę oraz e-archiwum np. z bazą kontrahentów, stałym dostępem do wszystkich dokumentów i zabezpieczeniem komunikacji w internecie za pomocą certyfikatu SSL;
- Możliwość automatycznego odczytywania dokumentów;
- Elektroniczny obieg dokumentów;
- Możliwość obsługi różnego rodzaju dokumentów;
- Możliwość odczytywania zagranicznych faktur;
- Możliwość integracji z innymi programami księgowymi;
- Zgodność z Krajowym Systemem e-faktur (KSef);
- Możliwość dokonywania szybkich płatności;
- Dostęp do aplikacji mobilnej;
- Dodatkowe opcje np.: personalizacji i generowania przelewów lub mailowe powiadomienia o nowej fakturze od kontrahenta;
- Możliwość generowania plików JPK;
Ile kosztuje program do fakturowania online?
Większość dostępnych dokumentów do wystawiania faktur online w wersji darmowej umożliwia wystawienie do 3 dokumentów miesięcznie bez dodatkowych opłat. Jeżeli prowadzisz firmę, w której obsługujesz więcej niż jednego kontrahenta miesięcznie, takie rozwiązanie może okazać się dla Ciebie niewystarczające. Za niektóre programy do fakturowania online możesz płacić miesięcznie lub dokonywać płatności rocznych. To ile będzie kosztować Cię program do fakturowania online, zależeć będzie od tego, jaki pakiet wybierzesz.
Jeśli nie chcesz ponosić jakichkolwiek opłat za korzystanie z programu do wystawiania faktur online, narzędziem wartym uwagi jest e-mikrofirma. Program online jest bezpłatny i został udostępniony przez Ministerstwo Finansów. Umożliwia wystawianie faktur VAT, a na ich podstawie są tworzone ewidencje, a następnie deklaracje i rozliczenia w formie dokumentów JPK. System jest dostosowany także do obsługi faktur KSef. Mimo że to narzędzie online jest uproszczone, to oferuje najważniejsze mechanizmy oraz opcje takie jak: możliwość automatycznego wypełniania nazw faktur, nazw kontrahentów z bazy danych. Umożliwia również dokonywanie korekty dokumentów. Wszystkie wystawione dokumenty możesz usuwać, cofać i korygować.
Jak możesz szybko porównać różne programy online do fakturowania?
Jeśli nie chcesz tracić czasu na poszukiwanie odpowiedniego oprogramowania, online sprawdź ranking programów do fakturowania. Autorzy zestawienia wzięli pod uwagę wiele kryteriów m.in.: limit wystawiania faktur online w wersji bezpłatnej, możliwość edycji faktur online, możliwość wystawiania różnych typów faktur, mobilność, czy integrację z innymi programami.
Bez względu na to, czy jesteś początkującym przedsiębiorcą, czy posiadasz staż, jeśli dokonujesz sprzedaży towarów lub usług, masz obowiązek wystawiania faktur swoim klientom. Z pewnością ułatwi Ci to dopasowany do twoich potrzeb program online do fakturowania.