W jednej z regionalnych firm logistycznych problem pojawił się po wejściu nowych zasad pracy zdalnej. Okazało się, że przedsiębiorstwo nie miało prawidłowo przygotowanych procedur dotyczących rozliczania ekwiwalentów i dokumentowania czasu pracy pracowników wykonujących obowiązki spoza biura. Podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy wykryto również błędy w ewidencji nadgodzin.
Konieczne było przygotowanie korekt dokumentacji pracowniczej oraz wyrównanie części świadczeń. Łączny koszt zmian przekroczył 300 tys. zł. Zarząd przyznał później, że największym problemem nie był brak systemów HR, ale niedostosowanie wiedzy zespołu do zmieniających się przepisów.
Kadry i płace stały się jednym z najbardziej dynamicznych obszarów prawa
W ostatnich latach polskie przepisy dotyczące zatrudnienia zmieniały się wyjątkowo intensywnie. Nowe regulacje obejmowały m.in. pracę zdalną, badanie trzeźwości pracowników, zmiany w urlopach rodzicielskich oraz nowe obowiązki dokumentacyjne.
Dodatkowym wyzwaniem pozostają kwestie związane z rozliczaniem wynagrodzeń, składek ZUS i podatków pracowniczych. Nawet drobne błędy w naliczaniu świadczeń mogą prowadzić do sporów z pracownikami lub kontroli ZUS i PIP.
Według raportów rynku HR największym wyzwaniem działów personalnych staje się dziś tempo zmian legislacyjnych oraz automatyzacja procesów kadrowych. Coraz więcej firm wskazuje również problem niedoboru specjalistów posiadających aktualną wiedzę kadrowo‑płacową.
Eksperci rynku pracy zwracają uwagę, że dzisiejsze kadry i płace wymagają nie tylko znajomości przepisów, ale również umiejętności interpretacji dynamicznie zmieniających się regulacji.
Gdzie firmy popełniają najwięcej błędów?
W praktyce najczęściej problemy dotyczą:
- rozliczania czasu pracy,
- wynagrodzeń za nadgodziny,
- dokumentacji pracy zdalnej,
- oskładkowania świadczeń dodatkowych,
- prowadzenia akt osobowych.
W jednej z firm handlowych kontrola wykazała, że część premii była błędnie uwzględniana przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego. Korekty objęły dwa lata wstecz i wymagały ponownego przeliczenia świadczeń dla kilkudziesięciu pracowników.
– Działy HR coraz częściej funkcjonują pod presją zmian, które pojawiają się szybciej niż aktualizacja procedur w firmach – mówi specjalista ds. prawa pracy współpracujący z przedsiębiorstwami produkcyjnymi. – Problemem nie jest brak doświadczenia, ale tempo zmian legislacyjnych.
Firmy inwestują w rozwój kompetencji kadrowo‑płacowych
Rosnąca liczba obowiązków sprawia, że przedsiębiorstwa coraz częściej rozwijają kompetencje działów HR poprzez praktyczne kursy kadrowo‑płacowe obejmujące rozliczanie wynagrodzeń, dokumentację pracowniczą oraz aktualne przepisy prawa pracy.
Ważnym wsparciem pozostają również specjalistyczne szkolenia prawo pracy dotyczące nowych obowiązków pracodawców oraz zmian w dokumentacji kadrowej.
Coraz większym zainteresowaniem cieszą się także praktyczne ZUS szkolenia: https://www.polexpert.com.pl/zus-szkolenia.html pomagające ograniczać błędy w rozliczaniu składek i przygotować firmy do kontroli ubezpieczeniowych.
Kadry i płace stają się dziś obszarem strategicznym
Jeszcze kilka lat temu wiele firm traktowało działy kadrowo‑płacowe jako zaplecze administracyjne. Dziś to jeden z najważniejszych obszarów zarządzania ryzykiem organizacyjnym.
Zmieniające się przepisy, rosnące wymagania dokumentacyjne i coraz bardziej szczegółowe kontrole sprawiają, że aktualna wiedza staje się podstawowym narzędziem ochrony firmy przed kosztownymi błędami.
Przedsiębiorstwa, które inwestują w rozwój kompetencji zespołów HR, szybciej dostosowują się do zmian i znacznie rzadziej mierzą się z problemami podczas kontroli. W kadrach i płacach największym zagrożeniem staje się dziś przekonanie, że „zawsze robiliśmy to tak samo”.